Personal Data Retention and Destruction Policy

1-AMAÇ : Bu düzenleme SİNTAN KİMYA SANAYİ VE TİCARET AŞ tarafından uygulanacak olan kişisel verilerin saklama ve imhasına ilişkin işlemler konusunda usul, kural, uygulama ve şirket içi organizasyonu düzenlemek amacıyla Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 5.maddesi uyarınca yapılmıştır.

SİNTAN KİMYA SANAYİ VE TİCARET AŞ; şirket çalışanları, alt işveren çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçiler, şirket ortakları, ticari ilişki kurulan gerçek kişiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlamayı amaçlamakta; bu politikasını Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından verilen kararlar, mevzuat değişikliği, yargı kararları ve bu alanda yaşanan gelişmeler doğrultusunda güncellemektedir.

2-KAPSAM : Sintan Kimya Sanayii ve Tic. A.Ş. şirket faaliyetleri kapsamında işlenen tüm kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imhası süreci, bu politika uyarınca yürütülür.

3- KISALTMALAR VE TANIMLAR :

Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Personel : Şirketimizde bir iş akdine dayalı olarak çalışan gerçek kişiyi.

Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi,

Kişisel Veri Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmasıdurumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

4-SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI :

SİNTAN KİMYA San ve Tic AŞ’nin tüm çalışanları, şirket politikası uyarınca alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birime destek vermektedir. Yönetici konumundaki çalışanlar, birimlerindeki çalışanların şirket Politikasını uygulaması ve faaliyetlerinnin gözetim ve denetimi ile sorumludurlar. Bu madde uyarınca gerek birim ve çalışanlar, gerekse yönetim ile çalışanlar arasında koordinasyonu sağlamak, Kişisel Veri Koruma komitesinin sorumluluğundadır.

5- KAYIT ORTAMLARI :

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

Ø Sunucular (Server, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)

Ø Yazılımlar (Ofis ve diğer İş çözümü Yazılımları)

Ø Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)

Ø Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

Ø Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

Ø Çıkartılabilir bellekler (USB,Hafıza Kart vb.)

Ø Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

Kağıt
Manuel veri kayıt sistemleri (başvuru formları, ziyaretçi giriş defteri)
Yazılı, basılı, görsel ortamlar

6- SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR :

SİNTAN KİMYA San. ve Tic. AŞ tarafından şirket çalışanları, alt işveren çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçiler, şirket ortakları, ticari ilişki kurulan gerçek kişiler ve diğer üçüncü kişilere ait işlenen kişisel veriler; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak saklanır ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca imha edilir.

6.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar :

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi” kavramı tanımlanmış, 4’üncü maddesinde işlenen kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6’ıncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar saklanır.

Kişisel veriler, ancak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir.

6.1.1 Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Hukuki Sebepler;

SİNTAN Kimya San ve Tic. AŞ tarafından işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel Veriler şirketin faaliyetleri çerçevesinde; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6102 Türk Ticaret Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, Serbest Bölgeler Uygulama Yönetmeliği uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

6.1.2 Kişisel Verileri Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

SİNTAN KİMYA San. ve Tic. AŞ, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek, Kurumsal iletişimi sağlamak, şirket güvenliğini sağlamak, Serbest Bölgeler Mevzuatı kapsamında İzmir Serbest Bölgesi içindeki faaliyetlerini yürütmek amacıyla yükümlülüklerini yerine getirmek, İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak, şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak, İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla saklamaktadır.

6.2 Şirketimizde muhafaza edilen Kişisel veriler; İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması, Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun haklı görülmesi, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun vereceği karar, Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması durumlarında, ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunu’nun 12.maddesiyle Kanunun 6’ıncı maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

7.1 Teknik Tedbirler

Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.

Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.

Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.

Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.

Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

Şifreleme yapılmaktadır.

Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

7.2 Şirket tarafından, işlenen kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler;

Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması ile ilgili eğitimler verilmektedir.

Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.

Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.

Kişisel veri işlemeye başlamadan önce şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.

Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.

Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

8. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

8.1 Kişisel Verilerin İmha Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Sunucularda yer alan kişisel veriler,	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler,	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler,	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/ boyanarak/ silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Yer Alan Kişisel Veriler	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

8.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler

Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

9. SÜREÇ BAZINDA SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
İZİKSEL MEKAN GÜVENLİĞİNİN TEMİNİ Kamera Kayıtları Ziyaretçi kayıtları	2 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İŞE ALIM SÜRECİ – SEÇME VE DEĞERLENDİRME *Çalışan Adayı / Stajyer / Personel Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi	2 YIL	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İNSAN KAYNAKLARI SÜREÇLERİNİN PLANLANMASI - ÖZLÜK DOSYASI – HAKLAR VE MENFAATLER Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi (Kişisel koruyucu donanım temini, iş elbisesi temini vb.) *Sağlık ve peryodik muayene bilgileri	İŞ AKDİNİN SONA ERMESİNDEN SONRA 25 YIL	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
FİNANS VE MUHASEBE İŞLERİNİN YÜRÜTÜLMESİ Maaş ve diğer alacakların ödenmesi, Özel sigorta ve fon ödemleri.	İŞ AKDİNİN SONA ERMESİNDEN SONRA 15 YIL	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
EĞİTİM YÖNETİMİ SÜRECİ Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi	İŞ AKDİNİN SONA ERMESİNDEN SONRA 25 YIL	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
SÖZLEŞME SÜRECİ Hizmet ve Mal alımları Yetkili Kurum ve Kuruluşlara (İzbaş – Serbest Bölge Md.) Bilgi Verilmesi *İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi	Sözleşme süresinin bitimine müteakkip 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
BİLGİ GÜVENLİĞİ SÜRECİ Veri tabanı erişim ve yetkilerin planlanması. Ağ ve kullanıcı yetkileri, şifreler vb. email adresi ve eposta yönetimi İletişim faaliyetlerinin planlanması.	1 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
SATINALMA SÜRECİ Hizmet ve Mal alımları Yetkili Kurum ve Kuruluşlara (İzbaş – Serbest Bölge Md.) Bilgi Verilmesi İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi	Sözleşme süresinin bitimine müteakkip 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ VE ŞİKAYET SÜREÇLERİNİN YÜRÜTÜLMESİ Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi Talep / Şikayetlerin Takibi	5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

SİNTAN Kimya San ve Tic AŞ, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Mart ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

11. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da BYS biriminde saklanır.

12. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENMESİ

Politika ihtiyaç duyulduğunda gözden geçirilir ve gerektiğinde ilgili bölümler güncellenir.

13. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yeni versiyonu yayınlandığında eski versiyon yürürlükten kaldırılır.